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CIR : pourquoi et comment réaliser le suivi des temps de votre personnel de R&D ?

Le Crédit d’Impôt Recherche (CIR) permet aux entreprises françaises d’obtenir un crédit d’impôt représentant jusqu’à 30% de leurs dépenses de R&D et d’innovation éligibles.

Poste de dépenses de R&D le plus important en termes de valorisation au titre du CIR par les entreprises, les frais de personnel de profil technique ou scientifique sont à retenir au prorata de leur temps effectivement consacré à des activités de R&D éligibles. La justification de la détermination de ce prorata, requise par l’Administration fiscale en cas de demande de régularisation ou contrôle fiscal, doit ainsi reposer sur des éléments de suivis de temps dûment consignés.

  • Comment mettre en place le suivi des temps de votre personnel de R&D ?
  • Comment sécuriser votre déclaration de CIR ?
  • Quelles sont les exigences de l’Administration fiscale ?

Sogedev vous éclaire dans cet avis d’expert !

CIR et suivi des temps : des exigences renforcées par l’Administration fiscale

Les frais de personnel représentent le poste de dépenses le plus déclaré en termes de montants moyens dans le calcul du CIR. L’administration fiscale a récemment augmenté son degré d’exigence quant à la justification des temps du personnel affecté aux travaux de R&D (Recherche et Développement) éligibles au Crédit d’Impôt Recherche (CIR).

Elle insiste notamment sur les notions suivantes :

  • Le suivi des temps du personnel de R&D,
  • La description détaillée des tâches réalisées et des contributions apportées,
  • La gestion et la coordination du ou des projet(s),
  • La démonstration du lien entre les chercheurs et les techniciens,
  • L’adéquation entre les postes et qualifications du personnel et les activités menées.

L’Administration fiscale précise en effet dans sa doctrine que : « Les entreprises doivent pouvoir établir, avec précision et rigueur, le temps réellement et exclusivement passé à la réalisation d’opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue » (BOI-BIC-RICI-10-10-20-20).

Comment réaliser un suivi des temps de R&D dans le cadre du CIR ?

L’entreprise déclarante doit être vigilante à bien anticiper le suivi des temps de son personnel de R&D en amont de la déclaration de CIR, grâce à des process adaptés de collecte et de stockage des données. Ils sont essentiels pour garantir la cohérence et l’éligibilité du ou des projets déclarés à cette aide publique.

Ces feuilles de temps par personne et par projet, doivent consigner les heures ou jours passés par chacun sur les tâches spécifiquement dédiées à la R&D. Elles représentent le moyen de plus sécurisé de suivre les temps de personnel, même si elles sont chronophages et demandent un suivi régulier.

Les feuilles de temps CIR peuvent être renseignées via :

  • Des outils de suivi spécifiques (interne ou externe),
  • Un fichier Excel individuel,
  • Un suivi de temps sur un calendrier électronique (facilement extractible).

Pour appuyer la justification de ses frais de personnel, l’entreprise doit être claire sur la description de l’organisation de ses projets de R&D, la répartition des temps, et la cohérence des éléments déclarés.

Le conseil d’expert : mettre en place une méthode régulière de collecte et de suivi des données tout au long de l’année permet d’être serein pour sa déclaration de CIR.

Au-delà du CIR, le suivi précis du temps peut aussi permettre de simplifier la détermination de l’assiette d’immobilisations de la R&D, d’aider à déterminer un prix pour un produit ou service issu de la R&D, ou encore de faciliter par comparaison la budgétisation d’un projet de R&D à venir pour solliciter d’autres financements.

Que disent les dernières jurisprudences ?

Plusieurs jurisprudences publiées durant l’année 2021 permettent d’éclairer les entreprises déclarantes de CIR sur les requis et le niveau de justification attendu dans les pièces à fournir et dans leur dossier CIR :

  • Détailler les missions réalisées par les salariés dans les feuilles de temps, pour démontrer le caractère indispensable de leurs concours aux opérations de R&D réalisées. En l’absence de ce détail, l’administration peut être amenée à réviser forfaitairement l’affectation aux opérations de R&D (Jurisprudence CE, 19/05/2021, 432370, Publicis Groupe/Phone Valley).
  • Justifier de l’adéquation entre le temps consacré à la R&D retenu pour la détermination du CIR et le temps de missions réalisées et facturées chez les clients, en justifiant de la traçabilité du temps. La vigilance se situe sur la cohérence des heures facturées avec les heures retenues pour la R&D et sur la traçabilité de celles-ci, notamment dans le cas d’une évaluation forfaitaire des temps passés à la R&D, qui doit être exclue (CAA PARIS 05/10/2021, 21PA00824, (SAS) Criatys Consulting – CAA PARIS, 2ème chambre, 23/12/2021, 20PA02341, ATHIS).
  • Justifier de l’étroite collaboration des techniciens avec les chercheurs, à l’aide d’un suivi de temps mentionnant les missions et contributions du personnel. Il est nécessaire d’expliquer la réalité des missions réalisées par les techniciens et chercheurs valorisés, afin que l’administration puisse conclure au soutien indispensable et donc à l’étroite collaboration entre les techniciens et ingénieurs, ou assimilés (CAA de Nantes, 17/05/2021, 19NT02327, (SAS) Etablissements G…).
  • Justifier de l’adéquation du poste et du niveau de qualification qu’occupe le personnel de R&D avec les tâches qui lui sont confiées, pour justifier de la valorisation des assimilés ingénieurs ou techniciens. En effet, le CIR peut être rejeté au motif d’une insuffisance de lien explicite et probant entre le poste, la qualification (sur diplôme ou par acquis d’expérience) et la description de la participation du personnel (y compris du chef de projet) aux activités de R&D. Il faut justifier de l’adéquation du poste qu’occupe le personnel R&D avec les tâches que ce dernier réalise effectivement pour bénéficier du CIR (CAA de Nantes, 25/02/2021, N°19NT02017, SAS Cordon Electronics).

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Spécialisé dans la sécurisation et l’obtention de Crédit d’Impôt Recherche depuis 2002, le cabinet Sogedev vous accompagne durant toute votre déclaration : audit de vos projets, calcul du montant de l’aide, rédaction du dossier CIR, accompagnement en cas de contrôle fiscal…

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En coopération avec ses avocats partenaires, le cabinet Sogedev se tient informé des évolutions législatives et jurisprudentielles. Ces évolutions font l’objet d’une analyse approfondie afin de considérer les potentiels impacts sur l’activité de Sogedev et celle de ses clients.

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