Pour anticiper vos prochaines déclarations fiscales de Crédit d’Impôt Recherche et Innovation, Sogedev fait le point sur les pièces justificatives à fournir à l’administration fiscale si vous sous-traitez des travaux de Recherche et Développement (R&D) ou d’Innovation, et met en lumière les points de vigilance à retenir pour éviter une remise en cause de la sous-traitance déclarée dans le CIR/CII.
Les justificatifs demandés par l’administration fiscale
Pour valoriser des travaux de Recherche et Développement (R&D) et d’Innovation réalisés en contrat de sous-traitance, l’entreprise donneuse d’ordre doit fournir à l’administration fiscale des pièces justificatives obligatoires dont le contrat qui relie les deux parties, et toutes les factures afférentes aux travaux réalisés.
La décision d’agrément CIR/CII
Pour rappel, seuls les travaux réalisés auprès de prestataires agréées CIR/CII dans l’Union Européenne sont valorisables dans l’assiette des dépenses à déclarer. Ainsi, nous vous conseillons de joindre systématiquement au dossier la décision d’agrément CIR/CII de votre sous-traitant. Même si ce n’est pas obligatoire, fournir l’agrément dès l’envoi du dossier évitera une demande d’information ultérieure de la part de l’administration, et le demander en amont à votre sous-traitant permettra de s’assurer de sa bonne obtention.
Le contenu du contrat et des factures
Le contrat est le document le plus complet, il fixe les termes et conditions générales qui lient les deux parties (le donneur d’ordre et le preneur d’ordre) avant le démarrage des travaux.
Véritable cahier des charges, il doit :
- lister les activités qui vont être réalisées, potentiellement éligibles à la R&D et l’Innovation (conception en bureau d’études, tests en laboratoires, réalisation d’une expérience, etc…),
- détailler les spécificités techniques et fonctionnelles des travaux,
- fixer les délais de réalisation,
- préciser les fonctions (niveau, diplômes) des salariés affectés à ces travaux,
- attester sur l’honneur que les salariés réalisant les travaux respectent la loi en vigueur,
- préciser le mode de facturation souhaité (phase par phase des projets de R&D et d’Innovation pour faciliter l’intégration fiscale).
Les factures sont quant à elles moins détaillées que le contrat et souvent multiples. Elles font référence aux activités décrites avec précisions dans le contrat et doivent :
- être créées au fur et à mesure des phases de R&D et d’Innovation terminées,
- être en adéquation avec les activités décrites dans le contrat,
- prendre en compte uniquement les travaux éligibles au CIR/ CII.
Il est impératif de fournir à l’administration fiscale des factures propres aux projets de R&D et d’Innovation entrepris et d’en soustraire toute activité non éligible, auquel cas votre déclaration sera remise en cause.
Ainsi, pour rédiger un contrat de sous-traitance en bonne et due forme et fournir à l’administration fiscale les factures attendues, nous vous conseillons de mettre en place en amont du projet des règles strictes par écrit dans le contrat de sous-traitance et ce, avant démarrage du projet. Cette méthodologie rigoureuse vous permettra de fixer le périmètre d’intervention du prestataire, et le cas échéant, de justifier point par point à l’administration fiscale les activités intégrées dans votre déclaration CIR/CII.
Vous avez déjà entrepris des projets de Recherche et Développement et d’Innovation auprès d’un prestataire ? Vous souhaitez vérifier que les contrats et factures de sous-traitance mis en place correspondent bien aux attentes de l’administration fiscale pour déclarer du CIR/CII sereinement ? Sogedev vous propose d’auditer gratuitement votre dossier et de vous préconiser des recommandations. Contactez Marie Garnier au 01 55 95 80 08 et demandez un audit gracieux !